Huishoudelijk reglement
| Hoofdstuk | Art. | Tekst |
|---|---|---|
| 1. Algemeen | 1.1 | Dit Huishoudelijk Reglement (H.R.) is gebaseerd op de Statuten van de tafeltennisvereniging “Door Oefening Vaardig”, hierna te noemen “DOV”. |
| 1.2 | Het in Art. 1.1 genoemde document is tevens gebaseerd op de Statuten en Reglementen van de Nederlandse Tafeltennis Bond, hierna te noemen “NTTB”. | |
| 2. Lidmaatschap | 2.1 | Personen die wensen toe te treden tot D.O.V., dienen zich daartoe schriftelijk aan te melden bij de ledenadministratie van D.O.V. als aspirant lid. |
| 2.2 | Het bestuur kan de toelating als lid weigeren indien: a. niet wordt voldaan aan de voor toelating gestelde voorwaarde als omschreven in de Statuten en het H.R. van D.O.V b. naar haar oordeel betrokkene in strijd heeft gehandeld met de belangen van de tafeltennissport c. het aspirant lid contributieschulden heeft bij andere verenigingen | |
| 2.3 | Na ontvangst van een aanmelding beslist het bestuur hierover binnen 30 dagen. | |
| 2.4 | Bij afwijzing van een aanmelding heet de aanvrager het recht van beroep op de algemene ledenvergadering. Dit beroep moet worden ingesteld door middel van een aan de ledenadministrateur van de vereniging gerichte aangetekende brief. De ledenadministrateur van de vereniging plaatst een dergelijk beroep op de agenda van de eerstvolgende ALV, bijeengeroepen op de wijze als bepaald in art.20 van de Statuten. | |
| 2.5 | De ALV beslist, gehoord door het bestuur en desgewenst de appellant, met meerderheid van stemmen. | |
| 3. Schorsing | 3.1 | (Art. 8 van de Statuten van DOV) Het bestuur kan een lid van DOV schorsen op de volgende gronden: a. Overtreding van de regels binnen de NTTB. b. Het schaden van de belangen van de tafeltennissport c. Enig wangedrag |
| 3.2 | Een schorsing kan plaatsvinden voor ten hoogste 3 maanden | |
| 3.3 | Het geschorste lid kan niet deelnemen aan, door of vanwege DOV georganiseerde sportevenementen, waaronder de competitie. | |
| 3.4 | Elk lid kan zowel direct, als volgend op een schorsing worden geroyeerd. | |
| 3.5 | Het royement dient door het bestuur te worden voorgedragen aan de ALV die uitspraak doet. | |
| 3.6 | Elk voornemen tot een voordracht voor royement dient door het bestuur te worden gepubliceerd. | |
| 3.7 | Een voordracht tot royement heeft gelijke werking als is bepaald voor schorsing en verder geldt het bepaalde in het Reglement van de NTTB. | |
| 4. Bestuurs en Commissies verkiezing | 4.1 | (Art. 22.1 van de Statuten van DOV) Verkiezingen van bestuursleden geschieden bij kandidaatstelling, gevolgd door een stemming of een herstemming. Kandidaatstelling kan geschieden door het bestuur of de leden, met inachtneming van art. 4.2 en 4.3 van dit Huishoudelijk Reglement |
| 4.2 | Op de door de leden te ontvangen convocatie dienen de namen van de te verkiezen (herkiezen) personen als voordracht voor te komen. | |
| 4.3 | Tot uiterlijk 24 uur vóór de aanvang van de A.L.V. kunnen nog kandidaten worden aangemeld. Deze schriftelijke kandidaatstelling dient de naam en akkoordverklaring van de kandidaat te bevatten en tevens de namen (duidelijk leesbaar) en handtekeningen van tenminste 3 stemgerechtigde leden. Mocht het bestuur onvolledig raken, dan alsnog tijdens de vergadering kandidaten accepteren. | |
| 4.4 | In geval van meerdere kandidaten voor een bepaalde functie/plaats, wordt die kandidaat gekozen die de meerderheid van stemmen behaalt. Bij gelijk aantal stemmen volgt één herstemming; staken de stemmen dan nog, dan beslist het lot. | |
| 4.5 | In geval van ontstentenis en belet van alle bestuursleden, kiest de ALV jaarlijks een schaduwbestuur van minimaal 3 personen. Het schaduwbestuur kan ook jaarlijks herkozen worden. | |
| 4.6 | (Art. 12.2 van de Statuten van D.O.V.) | |
| Aftreden van het bestuur geschiedt volgens onderstaande rooster: 1e jaar: de voorzitter + 2 overige bestuursleden 2e jaar: de secretaris + 1 overig bestuurslid In geval van 5 bestuursleden: 1e jaar: de voorzitter + 1 overig bestuurslid 2e jaar: de secretaris 3e jaar: de penningmeester + 1 overig bestuurslid | ||
| 4.7 | Leden van een commissie worden gekozen voor een tijdvak van 2 jaar, ongeacht de functie. Aftreding regelt het bestuur, met meldingsplicht aan de ALV (zie art. 18.3 van de Statuten) | |
| 4.8 | Als uitzondering op art. 4.7 dienen twee leden van de kascontrole commissie door de ALV te worden gekozen voor de tijd van 2 jaar. Het 1e jaar 1 lid voor de tijd van 1 jaar zodat elk jaar 1 lid dient te worden gekozen. | |
| 4.9 | De in art. 4.6 en 4.7 bedoelde personen zijn terstond herkiesbaar, die in art. 4.8 zijn niet herkiesbaar. | |
| 4.10 | 6.5 Bestuursleden, die tussentijds wensen af te treden, dienen daarvan schriftelijk kennis te geven aan het bestuur. | |
| 4.11 | 6.6 Omwille van het functioneren dienen tussentijds vrijgekomen vacatures onmiddellijk, doch uiterlijk binnen 1 maand, door het bestuur te worden voorzien. Slaagt het bestuur hierin niet, dan dient de ALV de beslissing te nemen. | |
| 4.12 | 6.7 In alle voorkomende gevallen blijft art.12 van de Statuten van DOV onverminderd van kracht. | |
| 5. Wedstrijden en Sportevenementen | 5.1 | Art. 7.1 Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen inschrijven als deelneemster aan door derden georganiseerde wedstrijden. |
| 5.2 | 7.2 De wedstrijdsecretaris geeft leiding aan het wedstijdtsecretariaat en regelt het juiste verloop van de wedstrijden, competities e.d. Tevens houdt hij de administratie daarvan bij. | |
| 5.3 | 7.3 Voor elk sportevenement, ressorterend onder DOV, competitie daaronder begrepen, worden sport- en wedstrijdregels opgesteld door of onder goedkeuring van het bestuur, welke regels niet in strijd mogen zijn met de sport- en wedstrijdregels, geformuleerd of geaccepteerd door de N.T.T.B. | |
| 5.4 | 7.4 Alle sportevenementen binnen DOV behoeven de goedkeuring van het bestuur. Het bestuur kan aan de goedkeuring voorwaarden verbinden uitsluitend in het belang van de tafeltennissport. | |
| 5.5 | 7.5 Voor elk sportevenement, georganiseerd door of anderszins ressorterende onder DOV, draagt het bestuur de verantwoordelijkheid, voor zover deze verantwoordelijkheid niet ligt bij de NTTB. | |
| 5.6 | 7.6 Het bestuur draagt zorg, voor zover nodig, dat elk sportevenement een wedstrijdsecretariaat en een toernooileiding heeft. | |
| 5.7 | 7.7 Het sportseizoen van DOV loopt van augustus tot en met mei van het daaropvolgend jaar. Waar in dit en de volgende artikelen gesproken wordt van teams wordt hieronder verstaan teams van 3 personen eventueel met één of meerdere reserves. | |
| 5.8 | 7.8 Het sportseizoen bestaat uit 2 competitiehelften. Tijdens de 2 competitiehelften kan een speler of reserve van team verwisselen met toestemming van de wedstrijdsecretaris, echter alleen indien zulks verenigbaar is met het Reglement van de NTTB. De samenstelling van teams (of “de aanwijzing van personen”) die de vereniging op wedstrijden zullen vertegenwoordigen, geschiedt door het bestuur of een door haar aan te wijzen persoon of commissie. | |
| 5.9 | 7.9 De leden, die aan de onder art. 5.7 bedoelde wedstrijden deelnemen, moeten gekleed zijn in de door het bestuur bepaalde kleding. | |
| 6: Algemene Vergadering | 6.1 | 8.1 Het bestuur is voor zijn gehele beleid en beheer verantwoording schuldig aan de ALV |
| 6.2 | 8.2 De notulen van de A.L.V. dienen door de eerstvolgende ledenvergadering te worden goedgekeurd en ten blijke daarvan door de voorzitter en secretaris ondertekend. Aldus bekrachtigde notulen leveren het volledige bewijs op van het daarin omschrevene. | |
| 6.3 | 8.3 De A.L.V. heeft het recht uit eigen beweging wijzigingen aan te brengen in de Statuten en het H.R., of anderszins voorstellen te doen. Voor wat betreft het aanbrengen van wijzigingen in de Statuten is art. 26.1 van de Statuten daarbij van toepassing. | |
| 6.4 | 8.4 Elk stemgerechtigd lid heeft het recht, staande de vergadering vragen te stellen; het bestuur dient deze te beantwoorden. | |
| 6.5 | 8.5 Elk lid heeft het recht, ook buiten de vergadering schriftelijk vragen te stellen aan het bestuur, welke binnen 4 weken na binnenkomst bij het bestuur schriftelijk dienen te zijn beantwoord. | |
| 6.6 | 8.6 De A.L.V. heeft het recht van onderzoek. Zij kan daartoe een commissie uit haar midden benoemen. Alle leden van DOV zijn gehouden, na uitnodiging hiertoe, zittingen van deze commissie bij te wonen, behoudens absolute verhindering en de vragen gesteld door de commissie mondeling of schriftelijk naar waarheid te beantwoorden. | |
| 6.7 | 8.7 Moties van orde kunnen staande te vergadering worden gesteld, doch dienen schriftelijk te worden ingediend bij het secretariaat. | |
| 6.8 | 8.8 Ongeldig zijn die stembiljetten, waarop toevoegingen zijn aangebracht welke niet ter zake doen, of welke zo onduidelijk zijn dat de bedoeling van de stemgerechtigde niet te achterhalen is. | |
| 6.9 | 8.9 Bij elke stemming wordt door het bestuur een stembureau ingericht, dat onder leiding van het secretariaat de uitslag van de stemming vaststelt. | |
| 7: Jaarlijkse bijdragen | 7.1 | Art.9.1 Leden zijn verplicht tot betaling van de verenigings- en bondscontributie voor het begin van elk verenigingsjaar dat loopt van 1 januari t/m 31 december. |
| 7.2 | 9.2 De jaarlijkse verenigingscontributie wordt vastgesteld door het bestuur en vereist goedkeuring van de ALV | |
| 7.3 | 9.3 Bij toetreding is het aspirant-lid een entreegeld verschuldigd. Dit entreegeld wordt vastgesteld door het bestuur en vereist goedkeuring van de ALV | |
| 7.4 | 9.4 Ereleden (zie Statuten art. 5.1) zijn niet verplicht tot betaling van de verenigingscontributie. Leden van Verdienste (zie Statuten artikel 5.2) zijn hiervan niet vrijgesteld. | |
| 7.5 | 9.5 Als opzegtermijn voor leden geldt één volle kalendermaand. | |
| 7.6 | 9.6 De controle van het financiële beleid geschiedt door een 2 leden tellende kascontrolecommissie, benoemd door de ALV. Tenminste éénmaal per jaar brengt zij schriftelijk verslag uit aan de ALV. | |
| 7.7 | 9.7 Het bestuur blijft waakzaam ten aanzien van het verkrijgen van subsidies van het Rijk, de Gemeente of andere openbare lichamen of instellingen. | |
| 7.8 | 9.8 Indien aan de in art. 7.7 bedoelde subsidies voorwaarden voor bestemming worden verbonden, dient dit tot uiting te komen in de voorstellen van de begroting. | |
| 7.9 | 9.9 Het bestuur kan degenen, die in de loop van het verenigingsjaar lid worden toestaan slechts een gedeelte van de contributie te betalen. | |
| 8: Accomodatie | 8.1 | 10.1 Het bestuur bepaalt de openings- en sluitingstijden. |
| 8.2 | 10.2 Het bestuur is bevoegd één of meer voor gebruik van de leden bestemde lokalen voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van de bevoegdheid geschiedt daarvan tijdige mededeling aan de leden. | |
| 8.3 | 10.3 De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard dan ook, van leden en derden in het gebouw aanwezig. | |
| 8.4 | 10.4 Ieder der leden is aansprakelijk voor door hem aan de eigendommen der vereniging aangerichte schade. | |
| 9: Slotbepalingen | 9.1 | 11.1 Het bestuur is bevoegd, haar kosten geheel of gedeeltelijk te dekken door tegemoetkomingen uit middelen van DOV. |
| 9.2 | 11.2 Met betrekking tot art. 9.1 moet zij daartoe jaarlijks voorstellen doen door middel van de begroting en legt zij verantwoording af aan de ALV. Binnen 100% mag 10% verschoven worden. | |
| 9.3 | 11.3 Het bestuur is bevoegd personen of teams af te vaardigen ten einde het sportieve aanzien van D.O.V. naar buiten te verhogen, in overleg met betrokken perso(o)n(en). Het kan daartoe voorstellen doen voor de begroting. | |
| 9.4 | 11.4 De kosten van de in het vooruitzicht te stellen prijzen is sportevenementen ressorterend onder DOV, dienen binnen de grenzen van alle redelijkheid te blijven. | |
| 9.5 | 11.5 De voor art. 9.2 benodigde gelden, waaronder reis- en verblijfkosten, kunnen door DOV op de deelnemende leden worden verhaald. | |
| 9.6 | 11.6 In alle gevallen, waarin het bepaalde bij of krachtens de Statuten, de Huishoudelijke Reglementen en besluiten van DOV en de NTTB niet voorziet, beslist het bestuur. |
Huishoudelijk Reglement opnieuw vastgesteld te Heerhugowaard op 13 maart 2024 tijdens de ALV en vervangt het Huishoudelijk Reglement van 26-03-1991.
Voorzitter a.i. Secretaris
Kees Mertens Jorin van der Aar
